Dicas para selecionar um ERP

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Fazer uma seleção e avaliar um software ERP pode ser uma tarefa difícil.

Neste artigo, utilizamos os mais de trinta anos de experiência a contribuir para a transformação tecnológica das empresas e partilhamos algumas das principais dicas para a seleção de um software ERP, dividindo a informação em três fases fundamentais.

Fase 1 – ERP Software Project Support

As principais mudanças tecnológicas começam sempre no topo de uma organização – os CEOs e Presidentes das empresas devem ter sempre aprovado um projeto de ERP antes de começar. Igualmente deve ser nomeado um gestor/defensor desta ação que encabeçará o projeto de seleção e avaliação.

Para gerir o tempo e o investimento, trabalhe com o seu CFO para estabelecer uma ideia aproximada do orçamento disponível para este projeto e decidir o ano fiscal em que o investimento deve ser feito. Estabeleça um plano para saber quando quer ter “live” o seu novo ERP, e trabalhe em função desta decisão.

Poderá utilizar o seguinte cronograma como guia de atividade:

·        Permitir 2 meses para a seleção, avaliação e decisão final

·        Permitir 2 semanas para estabelecer financiamento

·        Permitir 3 meses para instalação, análise de processos, implementação e protótipo

·        Permitir 2 semanas para a configuração final e formação

É indispensável realizar uma análise sobre o software atual da sua empresa, o número de utilizadores que precisará no novo ERP e reunir ainda as principais funcionalidades necessárias. Documente tudo conforme vá avançando no projeto, uma vez que, esta informação será bastante útil para trabalhar com o seu parceiro de implementação.

Grande parte das funcionalidades que a sua empresa precisa já estarão cobertas pelo ERP que incorpora as práticas recomendadas, e por isso, a sua análise não se deverá concentrar no básico mas apenas nas suas principais prioridades e naquilo que torna os seus processos de negócio únicos.

Determine a prioridade de requisitos e funcionalidades, e tenha uma ideia aproximada do que precisará ter assegurado em cada uma das fases. Por exemplo, é natural querer ver abordados os aspetos básicos do negócio como a área da contabilidade antes de executar aplicações mais avançadas.

Fase 2 – ERP Software Selection & Evaluation Using F-A-S-T

Prepare uma lista de softwares e parceiros qualificados. Entre em contacto com os parceiros e prepare-se para responder a perguntas básicas sobre a sua empresa, a sua infraestrutura tecnológica atual e requisitos futuros. A maioria dos parceiros realizará uma chamada para esclarecer alguns pontos sobre a sua empresa.

Dividimos a seleção do software ERP na metodologia F-A-S-T:

Facts: Documente os seus principais requisitos de software, definição de utilizadores e reúna o custo estimado;

Apples-to-Apples Comparison: Prepare uma comparação entre os valores dos vários softwares, estratégias de implementação e parceiros. Estabeleça o ROI;

Strategy: Tenha uma estratégia clara para o sucesso da implementação;

Tech: Estude a infraestrutura TI e o ambiente, incluindo requisitos de hardware, definições de utilizadores e custos estimados;

Obter uma demonstração do ERP ajuda a entender como é que ele funciona e o fluxo de processos nos departamentos e funções comerciais. Aconselhamos que veja alguns vídeos do produto com alguma antecedência para ter uma ideia mais clara da sua aparência, funcionamento e os módulos incluídos. Se desejar ter uma demonstração personalizada para a sua equipa, estabeleça o público-alvo certo, incluindo os gestores de departamento e membros da Administração. Planeie algumas horas para uma demonstração adequada.

Fase 3 – Final Decision & Implementation Kickoff

Na decisão final do ERP, deverá eleger a lista de fornecedores finais qualificados para a lista da escolha final 2 ou final. Reveja análises de estudos e casos publicados de clientes semelhantes ao seu setor.

·        Faça uma decisão final sobre o ERP e parceiro;

·        Trabalhe com o parceiro para obter uma proposta final e um contrato de licenças de utilizadores finais;

·        Estabeleça o ambiente on-premise ou cloud;

·        Agende uma reunião para iniciar o projeto de implementação do ERP

 

Resumo

Uma abordagem metódica e analítica é a melhor estratégia para tomar uma decisão informada sobre a automação de todas ou partes da sua empresa com o ERP. Durante o seu projeto de seleção de software, a Seidor Portugal trabalhará consigo para descobrir os requisitos e aconselhar a solução SAP certa para o seu negócio.

 

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